Hoe u uw loonbelasting kunt verlagen met een gewone betaalmeester?

De grote bedrijven van vandaag bestaan ​​vaak uit veel verschillende bedrijven, zoals dochterondernemingen op verschillende locaties. Als sommige werknemers voor meer dan één van die gerelateerde bedrijven werken en als de bedrijven hun eigen loonlijsten hebben, kunnen zowel het bedrijf als de betrokken werknemers te veel betalen VAIS (sociale zekerheid) en FUTA (federale werkloosheids)belastingen. Gelukkig biedt de federale overheid een oplossing. Bedrijven met meerdere entiteiten kunnen voorkomen dat ze te veel loonbelasting betalen en dubbele looninspanningen doen door gebruik te maken van een "gemeenschappelijke betaalmeester. '

Waarom bedrijven met meerdere entiteiten soms te veel betalen

Er is een loonplafond op socialezekerheidsbelastingen, en neemt gewoonlijk elk jaar toe. De officiële loongrondslag begint bij nul voor elk bedrijf waar een persoon werkt. Als een werknemer voor verschillende entiteiten van één bedrijf werkt en die entiteiten geen gemeenschappelijke betaalmeester gebruiken, kan het bedrag aan loonheffingen dat het bedrijf als geheel over die werknemer betaalt, het loonplafond overschrijden. Meestal worden alleen de sociale lasten van relatief hoogbetaalde werknemers getroffen, omdat de totale beloning van veel werknemers onder het jaarlijkse socialezekerheidsloonplafond komt. Het loonplafond voor FUTA-belastingen is lager, dus het is waarschijnlijker dat een bedrijf buitensporige FUTA-belasting voor een werknemer betaalt dan socialezekerheidsbelasting.

Als werknemers ontdekken dat ze te veel hebben betaald aan de sociale zekerheid van FUTA, kunnen ze om terugbetaling vragen. Werkgevers hebben echter niet zoveel geluk. Zodra de IRS de loonbelastingdollars van een bedrijf heeft, zal deze deze niet teruggeven.

Hoe een bedrijf ervoor kan zorgen dat alleen zijn eerlijke aandeel wordt betaald door een gemeenschappelijke betaalmeester te gebruiken?

Het gemakkelijke antwoord op het probleem van te veel betalen voor zwevende werknemers is door een van uw bedrijfsentiteiten aan te wijzen als een gemeenschappelijke betaalmeester voor alle werknemers die voor meer dan één van de aan het bedrijf gerelateerde bedrijven werken. Hierdoor kan het bedrijf loonbelasting betalen alsof de werknemer slechts voor één werkgever werkte, zodat de loongrondslag van de werknemer cumulatief is en niet voor elk bedrijf bij 0 begint.

De aangewezen gemeenschappelijke betaalmeester betaalt niet alleen werknemers die voor verwante bedrijven werken, maar is ook verantwoordelijk voor het bijhouden van hun administratie en het indienen van loonheffingen. De gemeenschappelijke betaalmeester kan betalen met één cheque voor het werk dat elke werknemer doet voor alle gerelateerde bedrijven of betalen met meerdere cheques van elke entiteit waar de werknemer werkt. Elke verbonden onderneming is hoofdelijk aansprakelijk voor hun aandeel in de loonheffingen dat door de gemeenschappelijke betaalmeester wordt ingediend.

Geschiktheid voor het gebruik van een gemeenschappelijke betaalmeester

26 VS-code § 3121(s) en 26 VS-code §3306(p) het mogelijk maken dat een verbonden bedrijf wordt aangewezen als een gemeenschappelijke betaalmeester die wordt behandeld als een enkele werkgever voor de doeleinden van de VAIS- en FUTA-loongrondslagen zolang

  • De werknemer werkt gelijktijdig voor de gerelateerde bedrijven en
  • De gemeenschappelijke betaalmeester betaalt de werknemers zowel voor zichzelf als voor het andere verbonden bedrijf waar de werknemer tegelijkertijd werkt.

26 CFR 31.3121(s)-1Gelijktijdige tewerkstelling door verwante bedrijven met gemeenschappelijke betaalmeester, definieert wat wordt bedoeld met "gelijktijdig". Volgens de verordening: “Het gelijktijdige bestaan ​​van een arbeidsrelatie met elke onderneming is de beslissende factor; als deze bestaat, is het feit dat een bepaalde werknemer met verlof of anderszins tijdelijk inactief is niet van belang… (Echter) Een arbeidsverhouding is volledig onbestaande als alle rechten en plichten van de werkgever en werknemer met betrekking tot het dienstverband zijn geëindigd, anders dan die welke gewoonlijk bestaan ​​nadat de arbeidsverhoudingen zijn beëindigd.”

Aanvullende vereisten zijn onder meer: vier IRS-tests. Bedrijven moeten aan een van deze criteria voldoen om als verwant te worden beschouwd voor de toepassing van de regel van de gemeenschappelijke betaalmeester.

  1. De entiteiten moeten lid zijn van een gecontroleerde groep van bedrijven (zoals moeder-/dochterondernemingen en andere relaties) zoals gedefinieerd in: IRC Sectie 1563 or Reg. 31.3121(s)-1(b)(1)(i), OR
  2. Als het bedrijf geen aandelen uitgeeft, dan:
    1. Ten minste de helft van de leden van de raad van bestuur van een bedrijf moet deel uitmaken van de raad van bestuur van de andere bedrijven, OR
    2. de houders van ten minste de helft van het stemrecht om dergelijke bestuursleden te kiezen, hebben ook meer dan de helft van het stemrecht van de andere entiteit, OR
  3. Minstens de helft van de functionarissen van een van de bedrijven zijn ook functionarissen van de andere, OR
  4. Minstens 30% van de werknemers van het ene bedrijf is gelijktijdig in dienst van het andere bedrijf

 Als een bedrijf meer dan één entiteit heeft, is de kans groot dat ze te veel loonbelasting betalen voor sommige van hun werknemers die afwezig zijn met behulp van een gemeenschappelijke betaalmeester. Een efficiëntie-expert kan bijvoorbeeld tijd doorbrengen bij elk verbonden bedrijf, wetende dat ze zullen terugkeren. Leidinggevenden kunnen beslissingen nemen voor meerdere entiteiten, zo niet allemaal. Grote bedrijven die geen onderzoek doen met behulp van een gemeenschappelijke betaalmeester, kunnen heel goed belastingdollars op tafel laten liggen.